¿Buscas imprimir tus tarjetas, credenciales o gafetes de plástico en tu empresa? Te damos algunos tips para que tu implementación sea un éxito.
Una impresora de tarjetas de PVC es una gran alternativa para la mayor parte de las organizaciones, las cuales destinan suficientes fondos a sus programas de identificación cuando dan inicio. Normalmente, se llevan a cabo averiguaciones, investigan opciones de fabricantes de tarjetas o en todo caso adquieren equipos Zebra.
Tras lo anterior a veces se da por hecho que el proyecto será un éxito, sin embargo apenas es el comienzo. Las empresas o instituciones que estén realizando estos procesos necesitan estar conscientes de qué tan importante es una política específica y correctamente sustentada para las tarjetas de identificación producidas por la impresora de credenciales PVC.
Si se planea iniciar con un programa de identificación, se tiene que reflexionar acerca de la importancia y la meta que tiene este proceso para la organización. Cuando se tenga definido el objetivo para el que se emplearán las tarjetas de PVC es necesario analizar cuáles van a ser las características que tendrán que incluir para tareas en específico.
De igual forma, se debe confirmar que el resto de las determinaciones que se estén tomando se encuentren alineadas con el propósito principal por el cual se está implementando el programa. Para facilitar un poco lo anterior, colocamos una serie de preguntas que pueden ayudar a crear un programa de identificación.
¿Quién se encargará del control de la impresora de tarjetas PVC y sus derivados?
- ¿Quién recibirá la capacitación para operar el equipo de impresión?
- ¿Será una o más personas quienes reciban la capacitación?
¿Quién es el encargado de solicitar la producción de tarjetas para nuevos colaboradores?
- ¿Cómo se realizará dicha solicitud?
- ¿Quién es el responsable de autorizar este tipo de solicitudes?
- Cuando la tarjeta está impresa, ¿quién debe entregar la nueva tarjeta a su usuario?
- ¿Qué identificación usará el nuevo colaborador mientras le hacen llegar su tarjeta?
- ¿Cuál es el procedimiento para distribuir las tarjetas de identificación?
¿Qué acciones se tomarán en caso de pérdida de tarjetas?
- ¿Se cobrará una penalización por reemplazar la tarjeta? Si es el caso, ¿qué valor tiene la multa?
- Si la identificación también se emplea como llave de acceso a la organización ¿cuál es la manera en que se puede desactivar la tarjeta que se perdió y evitar un mal uso de la misma por personas ajenas a la organización?
- ¿Cuál es la política para pedir o recuperar la tarjeta cuando el trabajador renuncia o es despedido?
- Cuando el excolaborador devuelve su tarjeta, ¿se debe desechar o archivar?
Tras responder estas preguntas, el siguiente paso es definir las posibilidades en relación a cómo se desea que los miembros de la organización usen y presenten sus tarjetas. Por ejemplo, es bueno cuestionarse si es obligatorio que el colaborador tenga visible su tarjeta mientras está dentro de la empresa.
¿Se quiere personalizar los instrumentos para portar las tarjetas?
- ¿Los empleados se encargan de adquirir sus accesorios para portar las tarjetas o los brindará la empresa?
Tras realizar todos estos pasos es necesario manejar la información de acceso por parte de los visitantes, pues la mayoría de las organizaciones tiene contratistas, consultores, o clientes que visitan sus oficinas. Se requiere saber si estas personas están en las instalaciones, pues es fundamental llevar un control sobre todos los accesos.
Implementar de forma clara una política para identificar a todos los visitantes de la organización ayudará a mantener segura la empresa y a todos sus integrantes. Por lo que tener en consideración todos los puntos y preguntas mencionadas aquí hará más sencillo que el programa de identificación a implementar sea todo un éxito.
